إدارة الأداء هي أداة يستخدمها المديرون لمتابعة ورصد وقياس أنشطة الموظفين. الهدف من إدارة الأداء هو الوصول إلى حالة يعمل فيها الأفراد بأفضل ما لديهم، مع بقائهم في الوقت نفسه متوافقين مع الهدف العام للمؤسسة. يمكن الاستفادة من إدارة الأداء على مستوى القطاعين العام والخاص. المؤسسات التي تمتلك قدرات مناسبة في إدارة الأداء ستتفوق على منافسيها، وسيكون موظفوها أكثر اندماجًا وأكثر بقاءً لفترة أطول، إلى جانب ثقافة مؤسسية أفضل. ولهذا لا يمكن لشركتك تجاهل إدارة الأداء وتحليلات القوى العاملة.
ما هي إدارة الأداء؟
إدارة الأداء هي عملية مستمرة يتواصل فيها المديرون والموظفون بانتظام لتقييم ومراجعة المسؤوليات الوظيفية والتوقعات والأداء واستراتيجيات التطوير. الهدف هو تمكين الموظفين من الأداء بأفضل شكل، ومواءمة جهودهم مع الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة، وخلق بيئة عمل إيجابية ومرضية للجميع. وتشمل العملية في الموارد البشرية ما يلي:
تحديد توقعات واضحة إلى جانب رؤى مدعومة بالبيانات،
تحديد أهداف فردية تتماشى مع أهداف الفريق والمؤسسة،
تقديم التغذية الراجعة المستمرة،
وتقييم النتائج.
وترتبط القرارات المهنية، بما في ذلك الترقيات والمكافآت والاستغناء، بعملية إدارة الأداء.
كيف تعمل إدارة الأداء
يساعد برنامج إدارة الأداء الرسمي المديرين والموظفين على الاتفاق بشأن التوقعات والأهداف والتقدم المهني، بما في ذلك كيف يتماشى عمل الفرد مع الرؤية العامة للشركة.
كما يساعد في توجيه الأموال المخصصة ضمن ميزانية الأداء في الشركة. بوجه عام، تنظر إدارة الأداء إلى الفرد ضمن إطار نظام العمل الكامل. من الناحية النظرية، تسعى الشركات إلى تحقيق معيار مثالي في إدارة الأداء والموهبة، رغم أن ذلك يُعتبر مستحيلاً.
لماذا تعتبر إدارة الأداء ضرورية؟
إذا تم تحقيق أهداف إدارة الأداء المذكورة أعلاه، ستكون هناك عدة فوائد لكل من الموظفين وللمؤسسة بشكل عام.
تجهيز مهارات الموظفين للمستقبل
إن وجود خط تواصل دائم مع الموظفين ومتابعة مهاراتهم وتعلمهم وتحديث تدريباتهم يساعد في تحديد الفجوات المحتملة في المهارات والأداء داخل المؤسسة. عندها يمكنك معالجتها، مما يمنح العمل ميزة تنافسية.
زيادة اندماج الموظفين
عندما يتم تطبيق إدارة الأداء بفاعلية، تصبح التوقعات واضحة أمام الموظفين. كما تمنحهم فرصًا للتعلم والتطوير، ومسارًا مهنيًا واضحًا داخل المؤسسة، ومعرفة مساهمة أدوارهم في تحقيق الأهداف المؤسسية. ومن خلال المتابعة المستمرة، يشعر الموظفون بالتقدير والرعاية. وفي هذه الحالة يزداد اندماجهم أيضًا.
تحسين الاحتفاظ بالموظفين
عندما يستطيع الموظف رؤية تقدمه المهني بشكل واضح ويعرف مسار تطويره المهني وما الذي ينبغي فعله للحصول على ترقية، فإن ذلك يعزز إنتاجيته واندماجه ويزيد من احتمال بقائه في الشركة. إلى جانب ذلك، يلعب التعلم الآلي في الموارد البشرية دورًا مهمًا في تعزيز نجاح المؤسسة.
ثقافة الملاحظات والثقة
إنشاء ثقافة مبنية على التواصل والشفافية والثقة يبدأ من القيادة وجهود الموارد البشرية، ليمتد إلى بقية الشركة. وهذا يعني أن طبيعة عملية إدارة الأداء، وتخطيط القوى العاملة، والسياسة المفتوحة لإدارة الأداء هي عناصر أساسية.
تحسين الأداء المؤسسي
في النهاية، تؤدي إدارة أداء الموظفين إلى تحسينات كبيرة في أداء المؤسسة مثل نمو الإيرادات وتعزيز رضا العملاء. إن ضمان تطوير موظفيك وتحسن أدائهم له أثر إيجابي يتوسع ليشمل العمل ككل.
ما هي مراحل إدارة الأداء؟
تتكون دورة إدارة الأداء القياسية من أربع مراحل رئيسية. لنناقشها بتفصيل.
التخطيط
مرحلة التخطيط تركز على تحديد توقعات الأداء مع الموظفين. يجب أن تتضمن الوصف الوظيفي هذه الأهداف بوضوح لضمان جذب المرشحين المناسبين. بعد التعيين، يجب إعادة تحديد هذه التوقعات ووضع أهداف "ذكية" ومؤشرات أداء مع الموظف. سيساعد توافق استراتيجية الموارد البشرية في تقوية هذا التخطيط أكثر.
المراقبة
الخطوة الثانية هي المراقبة. في هذه المرحلة، يجب على المديرين والموارد البشرية متابعة أداء الموظف مقارنة بالأهداف الموضوعة، وتقديم التغذية الراجعة حول التقدم المحقق. يمكن متابعة الأداء في الوقت الفعلي باستخدام برامج إدارة الأداء. ومع ذلك، لا ينبغي للبيانات والتقارير أن تحل محل المحادثات المباشرة.
التطوير
في مرحلة التطوير، تتم معالجة المعلومات التي جُمعت في مرحلة المراقبة وتطبيقها لتحسين أداء الموظف. يمكن للمديرين والموارد البشرية أيضًا تعزيز الأداء من خلال تكليف الموظف بمشاريع إضافية تساعده على تنمية المعرفة والمهارات وتحسين الأداء.
التقييم والمكافأة
المرحلة الأخيرة هي التقييم والمكافأة. يجب تقييم أداء الموظفين بانتظام خلال العام وفي مراجعة الأداء أو التقييم الرسمي. هذا يساعد في قياس أداء الموظف وحساب القيمة المضافة التي يقدمها للمؤسسة وإجراء التعديلات اللازمة. يجب أن يقدم الموظفون والمديرون تقييماتهم لتحقيق تغذية راجعة شاملة "360 درجة".
ما هي أساليب إدارة الأداء؟
اختيار الطريقة المناسبة لإدارة الأداء يساعد في تعزيز التحسين المستمر، وتطوير النمو المهني لموظفيك، وتحقيق أقصى مساهمة ممكنة في الأداء المؤسسي. فيما يلي بعض الأساليب:
تحديد الأهداف
يعد وضع أهداف "ذكية" (محددة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، ذات صلة، ومرتبطة بزمن) تقنية موصى بها للغاية، إذ تمنح الموظفين وضوحًا وإحساسًا بالهدف والتحفيز. كما توضح لهم كيف يساهم عملهم في تحقيق أهداف المؤسسة. تساعد الأهداف الواضحة الموظفين على المضي في الاتجاه الصحيح والاقتراب من الإنجازات المطلوبة. يمكن للمديرين وضع أهداف متنوعة مرتبطة بمتطلبات الوظيفة أو تنمية المهارات أو تجاوز حدود القدرات الحالية.
الإدارة المستمرة للأداء
الإدارة المستمرة للأداء هي نهج شامل يتضمن محادثات مستمرة بين المديرين والموظفين حول الأداء والأهداف طوال العام. يقدم المديرون ملاحظات بناءة وفي وقتها، مع دمجها في تحديد الأهداف والمتابعات الدورية. تساعد الملاحظات الفورية على معالجة المشكلات قبل تفاقمها، وتعزز التواصل، وتبني ثقافة نمو وتطوير.
الإدارة بالأهداف (MBO)
تساعد الإدارة بالأهداف في تقييم الأداء العام للموظف عبر تحديد كيفية ارتباط متطلبات الوظيفة بأهداف المؤسسة، ثم وضع أهداف قابلة للتحقيق. بعد ذلك يتم جمع بيانات الأداء ومراجعتها لتقديم ملاحظات للموظفين. تساعد هذه الطريقة الموارد البشرية في تحديد فجوات المهارات أو الحاجة إلى تدريب إضافي، وكذلك في تقييم عبء العمل.
التغذية الراجعة 360 درجة
تتضمن هذه الطريقة حصول الموظف على تقييم من مديره وزملائه ومن نفسه. هذا يمنح صورة شاملة عن الأداء بدلاً من منظور واحد. كما أن إعداد الملاحظات للآخرين يجعل الموظفين يفكرون باستمرار في أدائهم ومتطلبات تطويرهم. على المديرين مراجعة جميع التقارير والرد على الملاحظات المهمة. يمكن استخدام هذه النتائج لتوجيه خطط التدريب والتطوير.
تقييم الأداء
تعتبر من الطرق التقليدية حيث تتم مرة سنويًا أو نصف سنوية أو ربع سنوية من خلال اجتماع فردي بين الموظف ومديره. يجمع المديرون ملاحظات شاملة حول أداء الموظف، مع تحديد نقاط القوة والضعف وفرص التحسين. هذه التقييمات تقدم للموظف رؤية واضحة لمساره المهني والخطوات اللازمة للترقية، مما يعزز المشاركة والمعنويات والإنتاجية ويزيد من الاحتفاظ بالموظفين.
التدريب والإرشاد
التدريب هو عملية تطويرية تهدف إلى تحسين مهارات ومعرفة وأداء الموظف من خلال جلسات فردية. تركز غالبًا على مهارات أو أهداف محددة. لا يُمنح الموظفون حلولًا جاهزة بل يُشجعون على إيجاد الحلول بأنفسهم، مما يعزز الاستقلالية والمبادرة. يحتاج المديرون إلى تدريب متخصص ليكونوا قادرين على القيام بالتدريب بكفاءة.
أفضل الممارسات في عملية إدارة الأداء
فيما يلي بعض الممارسات التي يمكن للشركة تبنيها:
تقييم ما يعمل وما لا يعمل حاليًا
قبل إجراء أي تغييرات على عملية إدارة الأداء أو أدواتها، يجب معرفة ما هو فعال وما هو غير فعال ولماذا. على الموارد البشرية إجراء استبيانات مع الموظفين والمديرين وجمع آرائهم واقتراحاتهم للتحسين. بعد ذلك يمكن مشاركة النتائج مع قادة الأعمال لإقناعهم بتمويل ودعم التغيير.
تسهيل وضع أهداف "ذكية"
يجب على المديرين والموظفين وضع أهداف ذكية للأداء، مع إشراك الموارد البشرية في تحديد أهداف النمو. يجب أن يكون لكل موظف مجموعة مؤشرات أداء رئيسية مخصصة، مما يوضح له ما هو متوقع ويساعد المدير على متابعة التقدم. تعتمد هذه المؤشرات على طبيعة الوظيفة والأهداف المهنية والشخصية للموظف.
استخدام الإدارة المستمرة للأداء
كشفت أبحاث "ويليس تاور واتسون" أن غالبية المؤسسات (93%) تعتبر تحسين الأداء المؤسسي هدفًا أساسيًا لإدارة الأداء، ولكن أقل من نصفها (44%) ترى أن برامجها تحقق ذلك. أحد الأسباب هو الاعتماد فقط على المراجعات السنوية دون متابعة دورية أو لقاءات فردية. يمكن للموارد البشرية تدريب المديرين على تقديم ملاحظات بناءة مستمرة وإجراء تحليلات اتجاهية، مما يعزز التحفيز ويساعد على معالجة الأداء الضعيف مبكرًا.
لماذا تعتبر إدارة الأداء ضرورية لأي مؤسسة؟
إدارة الأداء عنصر أساسي لنجاح أي مؤسسة. انضم إلى دورة "تبسيط إدارة الأداء لفرق الموارد البشرية" في معهد التاج في لندن للتدريب والتطوير، وركز على تحديد الأهداف والتوقعات. كما أن إنشاء عملية إدارة أداء مستمرة سيساعد على تمكين الموظفين من التطوير والتحسن يوميًا، مما يؤدي في النهاية إلى نجاح مؤسستك.
