تُعد سياسات وإجراءات الموارد البشرية العمود الفقري لاستراتيجية إدارة القوى العاملة في أي منظمة. فهي تضع توقعات واضحة لسلوك الموظفين، الحضور، الرواتب، والالتزام بقوانين العمل. كما أن سياسات الموارد البشرية الجيدة تساعد المؤسسات على تعزيز بيئة عمل إيجابية، وضمان الاتساق، والحصول على الحماية ضد المخاطر القانونية.
إن الشركة التي تفتقر إلى سياسات موارد بشرية رسمية قد تواجه صراعات في مكان العمل، وارتفاع معدل دوران الموظفين، وانتهاكات للامتثال. تابع هذا الدليل لتتعلم كيفية إنشاء وتنفيذ وتدقيق سياسات الموارد البشرية مع أمثلة واقعية تساعد الشركات على بناء إطار قوي للموارد البشرية.
إذا كنت تريد إدارة الموظفين بفعالية، فإن وجود سياسات وإجراءات الموارد البشرية أمر مفيد للغاية. ورغم أن هذه المصطلحات تُستخدم غالباً بشكل مترادف، إلا أنها تؤدي أدواراً مختلفة داخل المنظمة.
سياسات الموارد البشرية
سياسات الموارد البشرية هي بيانات مكتوبة رسمياً تُعرّف القواعد داخل المؤسسة وتوقعات أصحاب المصلحة فيما يتعلق بسلوك الموظفين في مكان العمل، سلوكيات العمل، التعويضات، المزايا، والامتثال القانوني. وهي توفر هيكلاً لصنع القرار وتساعد على ضمان الاتساق في معالجة قضايا مكان العمل.
إجراءات الموارد البشرية
إجراءات الموارد البشرية هي إرشادات توفر العملية خطوة بخطوة لتنفيذ سياسات الموارد البشرية. فالسياسات تحدد الـ ماذا ولماذا، بينما تحدد الإجراءات الـ كيف. وهي تساعد الموظفين ومختصي الموارد البشرية على تنفيذ المهام بشكل موحد ومتوافق مع لوائح الشركة.
مثال:
سياسة الموارد البشرية – الحضور: يجب على الموظفين الالتزام بسياسة حضور الشركة التي تحد من الغياب غير المصرح به.
إجراء الموارد البشرية: الموظفون غير القادرين على الحضور يجب أن يبلغوا مشرفهم قبل ساعتين على الأقل من بداية نوبتهم.
إن سياسات وإجراءات الموارد البشرية وسيلة لتنظيم كيفية إدارة الموظفين في بيئة تقل فيها عوامل الارتباك.
إنشاء سياسات الموارد البشرية ليس سهلاً لأنه يتضمن التخطيط، والامتثال القانوني، كما يجب أن تتماشى السياسات مع أهداف العمل. سياسات وإجراءات الموارد البشرية — 6 خطوات للإنشاء.
المرحلة الأولى: احتياجات العمل والأهداف
استناداً إلى أهداف العمل وتحدياته، يجب على فريق الموارد البشرية تقييم السياسات الواجب وضعها.
الاعتبارات الرئيسية:
ما الذي يجب أن أكون قادراً على القيام به قانونياً؟
ما هي أهداف الشركة للسنوات الخمس القادمة؟
التحديات المتعلقة بالموظفين أو قضايا الهجرة
ما هو السلوك الصحيح أو الخاطئ في العمل؟
الخطوة الثانية: البحث القانوني
يجب الامتثال لقوانين العمل المحلية والإقليمية والوطنية. يجب على أصحاب العمل الرجوع إلى التشريعات الخاصة بالأجور، ساعات العمل، التمييز، التحرش، والمزايا الوظيفية.
الاعتبارات القانونية الرئيسية:
قوانين الحد الأدنى للأجور
لوائح العمل الإضافي
قوانين مناهضة التمييز
لوائح الصحة والسلامة
استحقاقات الإجازات للموظفين
الخطوة الثالثة: تحديد أهداف السياسة
يجب تحديد الهدف من سياسة الموارد البشرية بشكل واضح. السياسات يجب أن تتماشى مع استراتيجيات الأعمال، وتُسهل العدالة، وتحسّن الإنتاجية.
مثال:
استخدام سياسة العمل عن بُعد كأساس لتحديد معايير الأهلية، وساعات العمل، وطرق متابعة الأداء اللازمة للحفاظ على إنتاجية الموظفين.
الخطوة الرابعة: صياغة السياسات والإجراءات
يجب أن تكون الكتابة واضحة وبسيطة بلا تعقيد. كل سياسة يجب أن تحتوي على العناصر التالية:
عنوان السياسة: عنوان واضح يوضح الغرض (مثل: "سياسة مكافحة التحرش في مكان العمل").
الغرض: وصف الحاجة لهذه السياسة.
النطاق: تحديد الأفراد الذين تنطبق عليهم السياسة (مثل: الموظفين الدائمين أو المتعاقدين).
المسؤوليات: تحديد أدوار ومسؤوليات الموظفين والإدارة.
الإجراءات: تحديد الخطوات التي يجب أن يتبعها الموظفون للامتثال للسياسة.
العواقب: توضيح التدابير العقابية المحتملة لانتهاك السياسة.
الخطوة الخامسة: طلب مدخلات أصحاب المصلحة
يجب استشارة الموظفين، ورؤساء الأقسام، والمستشارين القانونيين قبل تنفيذ السياسات. (ملاحظاتهم قد تساعد في تحسينها وضمان واقعيتها وقانونيتها).
الخطوة السادسة: الحصول على موافقة الإدارة
بعد صياغة السياسات، يجب الحصول على موافقة الإدارة العليا أو القسم القانوني. هذه الخطوة تضمن ألا تتعارض السياسات مع أهداف الشركة أو قوانين العمل.
السياسة هي فقط الخطوة الأولى، أما المفتاح الحقيقي للامتثال فهو التنفيذ الدقيق. وفيما يلي استراتيجيات فعالة لتطبيق السياسات في مؤسستك:
الخطوة الأولى: توصيل السياسات للموظفين
يتطلب التنفيذ الفعّال تواصلاً واضحاً. يجب مشاركة السياسات عبر قنوات متعددة مثل:
أدلة الموظفين
إعلانات البريد الإلكتروني
جلسات تدريبية
بوابات الإنترنت الداخلية
أفضل الممارسات: استخدام أمثلة واقعية يساعد الموظفين على فهم السياسات بشكل أفضل.
الأسئلة الشائعة FAQs: يجب تشجيع الموظفين على طرح أسئلة وتقديم ملاحظات للحصول على وضوح كامل.
الخطوة الثانية: تدريب الموظفين
من أجل فهم مسؤولياتهم، يجب تدريب الموظفين على السياسات الجديدة. يمكن القيام بذلك عبر:
ورش العمل
الندوات عبر الإنترنت
وحدات التعلم الإلكتروني
المناقشات الفردية
مثال: سياسة مكافحة التحرش يجب أن تكون مدعومة بجلسات تدريبية تفاعلية تمكّن الموظفين من التعرف على التحرش والإبلاغ عنه.
الخطوة الثالثة: دمج السياسات في العمليات اليومية
يجب أن تصبح السياسات جزءاً من ثقافة الشركة. على المشرفين والمديرين أن يكونوا قدوة في الامتثال، وأن يتعاملوا مع الانتهاكات بسرعة ووفق الإجراءات.
الخطوة الرابعة: ضمان الامتثال والتعامل مع الانتهاكات
المتابعة الدورية للموظفين تساعد على ضمان الالتزام بالسياسات. عواقب عدم الامتثال تشمل:
التحذيرات الشفهية أو المكتوبة
جلسات الإرشاد أو إعادة التدريب
الانتهاكات المتكررة تؤدي إلى إجراءات تأديبية
لا يجب أن تكون السياسات ثابتة، بل يجب تعديلها بما يتناسب مع التغيرات القانونية أو الصناعية أو نمو الأعمال. الخطوات التالية تساعد في مراجعتها:
الخطوة الأولى: وضع روتين للمراجعة
إجراء مراجعة سنوية أو نصف سنوية للسياسات. بعض السياسات مثل لوائح السلامة قد تتطلب تحديثات أكثر تكراراً.
الخطوة الثانية: متابعة التغيرات القانونية
بما أن القوانين تتطور، يجب على فرق الموارد البشرية البقاء على اطلاع وتعديل السياسات وفقاً لها.
الخطوة الثالثة: جمع ملاحظات الموظفين
يمكن للموظفين تقديم تقييم عملي لمدى فاعلية السياسات. يمكن جمع الملاحظات من خلال استبيانات أو مجموعات نقاش أو محادثات فردية.
الخطوة الرابعة: تقييم فعالية السياسة
يجب على الموارد البشرية مراجعة ما إذا كانت السياسات تحقق أهدافها. المؤشرات الرئيسية تشمل:
نظام إدارة الموارد البشرية
اتجاهات الإنتاجية والأداء
سجلات الامتثال القانوني
الخطوة الخامسة: توصيل التغييرات بوضوح
يجب إبلاغ الموظفين فوراً بأي تحديثات. وإذا لزم الأمر، يجب توفير تدريب ومنح الموظفين فرصة لطرح الأسئلة.
سياسة قواعد السلوك: تحدد السلوكيات المتوقعة، الممارسات الأخلاقية، والعقوبات عند الانتهاك.
سياسة الحضور والإجازات: تشمل إرشادات ساعات العمل، الغياب، الإجازات السنوية والمرضية.
سياسة مكافحة التحرش: تضمن مكان عمل آمن ومحترم من خلال تعريف التحرش وآليات الإبلاغ.
سياسة العمل عن بُعد: تضع القواعد الخاصة بالعمل عن بُعد مثل ساعات العمل وتوقعات التواصل.
سياسة التعويضات والمزايا: تحدد هيكل الرواتب، المكافآت، المزايا الصحية، والحوافز المبنية على الأداء.
سياسة تقييم الأداء: تحدد أسس وإجراءات مراجعات الأداء والترقيات.
سياسة الإجراءات التأديبية: توضح عواقب انتهاك السياسات وآلية فرض الانضباط.
سياسة الصحة والسلامة: تشمل لوائح السلامة والإجراءات الطارئة في مكان العمل.
صُممت سياسات وإجراءات الموارد البشرية لإدارة مكان عمل منظم ومتوافق. فهي تحدد سياسات الشركة تجاه الموظفين، تقلل من المخاطر القانونية، وتؤسس لثقافة عمل عادلة. يجب أن تُبنى هذه السياسات بعناية، وتُطبق بصرامة على المدى الطويل، وتُراجع وتُحدث بحسب متطلبات الوقت. التزام أفضل الممارسات يتم عبر الانضمام إلى دورة مهارات الموارد البشرية للأدوار الإدارية التي تساعد المؤسسات على إنشاء بيئة عمل منظمة وشفافة تعزز الكفاءة.
