في عصر الأنشطة التجارية الحديثة، تضمن نظم حفظ السجلات وتنظيم الملفات الفعالة الحفاظ على نزاهة المنظمة داخل المؤسسة لتعزيز الإنتاجية. وهذا أمر بالغ الأهمية في جميع المكاتب التجارية والوكالات الحكومية والقطاع غير الربحي، حيث أن قدرتها على تخزين واسترجاع وإدارة السجلات بشكل فعال يؤثر بشكل مباشر على سير العمل واتخاذ القرارات ونتائج الأعمال ككل. تقدم هذه الدورة من لندن بريمير هب المعرفة والمهارات العملية اللازمة لإنشاء وصيانة نظم إدارة الوثائق للمهنيين. سيتعلم المشاركون كيفية وضع ممارسات تنظيمية تساعد في تنظيم السجلات بسهولة والوصول إليها وضمان الامتثال للوائح.
تتجاوز حفظ السجلات استخدام الملفات لتشمل إنشاء نظم تقلل من الأخطاء في نفس الوقت الذي تسهل الوصول إلى المعلومات الحيوية. مع الاتجاه المتزايد نحو النظم الورقية والرقمنة، أصبح من الضروري للمهنيين إتقان الطرق التقليدية لحفظ الملفات، مع إضافة التوقعات من الحلول الرقمية الحديثة لحفظ الملفات والتخزين السحابي. تهدف دورة نظم حفظ السجلات الفعالة وإدارة الملفات إلى تجهيز المشاركين بنظام أمثل، سواء كان ماديًا أو إلكترونيًا، يتم تنفيذه وفقًا لأفضل الممارسات في حفظ السجلات وإدارة الملفات لتعظيم كفاءة المنظمة.
دورة "نظم حفظ السجلات الفعالة وإدارة الملفات" مثالية للمهنيين عبر جميع الصناعات الذين يتولون مسؤولية إدارة السجلات والوثائق. تستهدف هذه الدورة الأفراد الذين يرغبون في تعزيز مهاراتهم التنظيمية، وتبسيط أنظمة حفظ الملفات، وضمان الامتثال للمعايير المتعلقة بإدارة البيانات. يشمل الجمهور المستهدف:
تتطلب العديد من الأدوار الإدارية تنظيم وصيانة الوثائق المادية والإلكترونية. ستعزز هذه الدورة مهاراتهم التنظيمية ودقة حفظ الملفات لضمان سهولة الوصول إلى الوثائق الهامة.
أولئك الذين يعملون في إدارة المكاتب، بما في ذلك مراقبة المخزون، سيتعلمون كيفية إنشاء أنظمة حفظ ملفات عملية تعزز الكفاءة مع تقليل الفوضى غير الضرورية.
من المتوقع أن يتعلم مسؤولو الامتثال الجوانب التنظيمية المتعلقة بحفظ الوثائق والامتثال القانوني. ستقوم هذه الدورة بتدريبهم في جوانب تدقيق السجلات، وأمن البيانات، وممارسات التدقيق التي تضمن الامتثال القانوني في إدارة السجلات.
سيتمكن محترفو تكنولوجيا المعلومات ومديرو البيانات من التعرف على أنظمة حفظ السجلات الرقمية، وحلول التخزين السحابي، وممارسات إدارة البيانات الآمنة التي تتماشى مع أهداف المنظمة.
أولئك الذين يتعاملون مع حفظ السجلات والسرية في أعمالهم، مثل المحامون، والماليون، والمحترفون في الرعاية الصحية، سيجدون هذه الدورة مفيدة للغاية في ابتكار طرق للحفاظ على السجلات الدقيقة والآمنة والمتوافقة مع اللوائح.
تتعامل أقسام الموارد البشرية مع سجلات الموظفين الحساسة والمعلومات الشخصية. ستزود هذه الدورة المحترف في الموارد البشرية بما يحتاجه لإعداد وحماية الوثائق السرية.
سيتمكن أصحاب المشاريع من تعلم كيفية وضع سياسات حفظ السجلات وأنظمة الملفات المنظمة في مؤسساتهم، وكيفية تنظيم وتخزين واسترجاع سجلات الأعمال بشكل فعال.
سيتمكن مديرو المشاريع الذين يجب عليهم الحفاظ على الوثائق وسجلات التواصل من تعلم كيفية إعداد أنظمة حفظ ملفات منظمة تدعم تتبع المشروع الفعّال، والمساءلة، وقياس الأداء.
تغطي دورة "نظم حفظ السجلات الفعالة وإدارة الملفات" بشكل واسع الجوانب التقليدية والحديثة لحفظ السجلات. بنهاية الدورة، سيكتسب المشاركون المهارات اللازمة لإنشاء وتخزين واسترجاع وإدارة السجلات في إطار قانوني يتماشى مع المعايير الصناعية.
تبدأ الدورة باستكشاف سبب كون حفظ السجلات الفعال أمرًا حيويًا في بيئة الأعمال الحالية، بما في ذلك دور السجلات في اتخاذ القرارات، والامتثال القانوني، وكفاءة المنظمة. يستعرض هذا الجزء بعض التكاليف المتوقعة نتيجة سوء إدارة السجلات: الفرص المفقودة، والوثائق المفقودة، والمخاطر القانونية، وعدم الكفاءة.
لا يمكن وضع نظام حفظ ملفات فعال إذا لم يتم فهم أهمية حفظ السجلات للحفاظ على نزاهة المنظمة وسير العمل. كما يتم مناقشة الحاجة إلى الشفافية والسرية والمسؤولية فيما يتعلق بإدارة السجلات.
الجزء التالي يعرف أنواع السجلات الموجودة في المنظمات: السجلات المالية، القانونية، وسجلات الموظفين، وحتى المواد المتعلقة بالمشاريع. سيتعلم المشاركون كيفية تصنيف هذه السجلات وفقًا لأهميتها، ومدة الاحتفاظ المطلوبة، وحساسيتها.
بالإضافة إلى التصنيف، ستتناول الدورة دورة الحياة الكاملة للسجلات، التي تشمل الإنشاء والتخلص منها. سيتعلم المشاركون عن مدة الاحتفاظ المختلفة للسجلات وطرق تدمير السجلات باستخدام أساليب أمان وفقًا للمتطلبات القانونية. سيتطرق الموضوع أيضًا إلى جداول الاحتفاظ والتدقيق المنتظم.
من بين هذه الأنظمة، يعد حفظ الملفات المادية وإدارة السجلات من أولويات الدورة. سيتم مناقشة القضايا التفصيلية المتعلقة بالأنظمة الأبجدية، الرقمية، والفئوية لحفظ الملفات مع ذكر المناطق والظروف التي تستخدم فيها هذه الأنظمة.
كما ستتم مناقشة حفظ الملفات الإلكترونية، وحلول التخزين السحابي، وتقنيات تتبع الوثائق مع التزايد المستمر في استخدام الحلول الرقمية لحفظ الملفات. سيتعرف المتعلمون على كيفية تأثير استخدام الأدوات الرقمية في حفظ السجلات على زيادة القدرة، وتحسين وقت الاسترجاع، وتحقيق أمان أفضل للبيانات.
يعد الفهرسة والتصنيف السليم للملفات من أهم العوامل للحفاظ على نظام حفظ ملفات فعال. سيتناول هذا القسم أفضل الممارسات في إنشاء وصيانة فهرس يتيح استرجاع الملفات بسرعة وسهولة.
تتضمن الفئات الأخرى تحديد الكلمات الرئيسية، والتحكم في البيانات الوصفية، وتسمية الملفات. سيتم تناول هيكل المجلدات والمجلدات الفرعية سواء كانت مادية أو إلكترونية، بالإضافة إلى إمكانية إنشاء المجلدات باستخدام علامات لتسهيل الوصول إلى السجلات.
يجب على المنظمات الامتثال لمختلف اللوائح المتعلقة بتخزين البيانات والاحتفاظ بها وأمانها. سينظر هذا القسم في الامتثال القانوني لحفظ السجلات، وقوانين حماية البيانات، ومشكلات الامتثال المتعلقة بالصناعات الخاصة، وأفضل الممارسات أثناء حفظ المعلومات السرية.
سيتعلم المشاركون بدورهم عن اللوائح القانونية لحفظ السجلات التي تضع المنظمة ضمن نطاق قوانين حفظ البيانات من أجل تقليل المخاطر القانونية المحتملة. سيتم مناقشة مواضيع مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ، وقانون قابلية النقل والمساءلة للرعاية الصحية (HIPAA)، من بين أطر تنظيمية أخرى.
مع تزايد القلق بشأن اختراقات البيانات والتهديدات الإلكترونية، تصبح حماية السجلات والمعلومات الحساسة أمرًا بالغ الأهمية. يغطي هذا القسم التدابير التي يمكن اتخاذها من قبل المنظمات لضمان أمان السجلات، سواء كانت مادية أو إلكترونية.
كما سيتم توجيه المشاركين إلى التقنيات التي تضمن أمان السجلات من الوصول غير المصرح به، مثل التشفير، وحماية كلمة المرور، وتقنيات المشاركة الآمنة للملفات. سيتناول الدورة أيضًا أفضل الممارسات في إدارة خصوصية البيانات وحمايتها ضمن أنظمة حفظ السجلات.
يعد استرجاع السجلات الفعال وسيلة رائعة لزيادة الإنتاجية في مكان العمل. سيتم تدريب المشاركين على تقنيات تقليل وقت البحث عن السجلات من خلال التركيز على كيفية تحسين الوصول إليها عبر تحسين أنظمة حفظ الملفات.
ستقدم الدورة العديد من الأدوات، مثل برامج إدارة الوثائق وأنظمة تتبع السجلات، التي تساعد في تسهيل العثور على الملفات واسترجاعها. بالإضافة إلى ذلك، سيتعلم المشاركون كيفية التعامل مع كميات البيانات وتحسين عملية الاسترجاع لتوفير الوقت وزيادة الكفاءة.
في هذا القسم الأخير، سيتم توجيه المشاركين إلى استراتيجيات الاستعادة في حالة الكوارث لحماية السجلات الحيوية في حالة وقوع الكوارث الطبيعية أو الحوادث أو الفشل الفني. سيتم مناقشة أساليب النسخ الاحتياطي للبيانات، بما في ذلك حلول التخزين السحابي والأقراص الصلبة الخارجية، لحماية السجلات من الفقدان.
سينظر هذا القسم أيضًا في تطوير إجراءات الاستعادة من الكوارث واختبار الأنظمة لاستعادة البيانات بسرعة في حالة حدوث الحوادث.
بنهاية هذه الدورة، سيكتسب المشاركون الأدوات والتقنيات اللازمة لإنشاء وصيانة نظام حفظ سجلات فعال وآمن ومتوافق يعزز الأداء التنظيمي. سيتم تجهيزهم بشكل كافٍ بالمهارات اللازمة لإدارة السجلات المادية والإلكترونية بشكل فعال، مما يضمن سير العمل في شركتهم بشكل جيد والحفاظ على الامتثال لجميع اللوائح ذات الصلة.
