يعتبر المحترفون في الدعم الإداري عنصرًا لا غنى عنه في سير العمل الفعال والسلس داخل أي منظمة. لقد أصبح التميز الإداري أمرًا حاسمًا في عالم الأعمال الذي يشهد تطورًا سريعًا ومتغيرًا باستمرار. تم تصميم دورة “التميز في الدعم الإداري” في لندن بريميير هاب خصيصًا لتزويد المشاركين بالمهارات والكفاءات اللازمة التي تجعلهم فعّالين في أدوارهم المختلفة، مما يزيد من إنتاجيتهم ويوفر دعمًا لا مثيل له للفرق الإدارية وعمليات المنظمة. تقدم هذه الدورة نهجًا شاملاً لتحويل المتعلم إلى مسؤول إداري فعّال ومرن قادر على التكيف بسهولة مع بيئات الأعمال الحديثة.
في هذه الدورة، سيتعلم المشاركون حول العناصر الأساسية للدعم الإداري: إدارة المكاتب، الاتصال الفعّال، تحديد الأولويات، واستخدام التكنولوجيا في الإدارة لأداء المهام الإدارية. سواء كنت جديدًا في الدور أو تسعى لتحسين مهاراتك الحالية، ستوفر لك هذه الدورة المعرفة العملية والثقة لتصبح محترفًا إداريًا من الطراز الأول.
ستزود دورة “التميز في الدعم الإداري” المشاركين بالقدرة على الارتقاء بمهاراتهم الإدارية إلى المستوى التالي وتزويدهم بالممارسات القياسية في الصناعة التي ستجعلهم لا غنى عنهم في منظماتهم. ستركز هذه الدورة على الكفاءات الأساسية التي يحتاجها المحترف الإداري للمساهمة في أي مستوى داخل الفريق أو المنظمة. هذه الدورة التفاعلية، التي تستخدم أمثلة حقيقية وأدوات عملية، ستعمل على:
تزويد المشاركين بالقدرة على إدارة عمليات الدعم الإداري وتدفق العمل لأقصى درجة من الكفاءة.
مساعدة المشاركين في تطوير استراتيجيات الاتصال الفعّالة سواء داخليًا أو خارجيًا.
إظهار كيفية الحفاظ على مستوى عالٍ من الاحترافية في المهام اليومية والتفاعلات.
تزويد المشاركين بتقنيات للتعامل مع التحديات وحل المشكلات بفعالية.
تزويد المشاركين بكيفية تطبيق التكنولوجيا المتقدمة لتسهيل العمل الإداري وجعل المهام أكثر كفاءة.
في نهاية هذه الدورة، سيكون المشاركون قد اتقنوا المبادئ الأساسية للدعم الإداري، وسيجدون أنفسهم في وضع جيد لتحقيق النجاح المهني طويل الأمد في أدوارهم المختلفة.
تستهدف هذه الدورة مجموعة واسعة من المهنيين في مجالات الدعم الإداري، إدارة المكاتب، والمساعدة التنفيذية. ستكون مثالية لـ:
الأشخاص الذين يرغبون في تطوير مهاراتهم ليصبحوا أكثر إنتاجية ويساهموا في بيئة عمل أكثر تنظيمًا وسلاسة.
الأفراد الذين يقدمون الدعم للإدارة العليا ويرغبون في رفع مستوى عملهم.
الأشخاص المسؤولون عن الإشراف على إدارة المكاتب والفرق الإدارية.
المشرفون الذين يسعون لتعزيز العمليات العامة للدعم الإداري وأداء الفريق.
ستكون الدورة مفيدة لأولئك الذين يضطلعون بمهام الدعم الإداري إلى جانب وظائف الموارد البشرية.
الموظفون الجدد الذين يدخلون سوق العمل ويفكرون في اكتساب المهارات المهنية الأساسية المطلوبة للنجاح في وظائف الدعم الإداري.
لأصحاب الأعمال الصغيرة الذين يرغبون في تحسين دعمهم الإداري لتعزيز أداء الأعمال.
هذه الدورة موجهة للأفراد الذين يهدفون إلى تعلم وتعزيز وإتقان مهاراتهم في الدعم الإداري في بيئة ودية وديناميكية. سيمكن المحتوى المعد خصيصًا لجميع المستويات المشاركين من أخذ المعرفة وتطبيقها مباشرة في مهامهم اليومية.
تغطي دورة “التميز في الدعم الإداري” مجموعة واسعة من المواضيع التي تهدف إلى تزويد المشاركين بفهم شامل لوظائف الدعم الإداري وتزويدهم بالمهارات العملية للدعم عالي المستوى. فيما يلي نظرة عامة على المجالات الرئيسية التي يتم تغطيتها في هذه الدورة:
يعد الدعم الإداري حجر الزاوية لأي منظمة ناجحة. في هذا القسم، سيتم عرض الأدوار والمسؤوليات المختلفة للمسؤول الإداري، من الإدارة المكتبية الأساسية إلى الأدوار المعقدة التي تقدم الدعم داخل هذه الدورة. سيتم منح المشاركين رؤية معمقة حول كيف تلعب هذه الأدوار دورًا مهمًا في نتائج العمل المؤسسي والانسجام داخل بيئة العمل.
يشكل إدارة المكتب الفعّالة جوهر أي وظيفة إدارية. ستغطي هذه الوحدة استراتيجيات رئيسية لإدارة العمليات المكتبية، من الجدولة والتنسيق للاجتماعات إلى ضمان توفر الموارد والمواد عند الحاجة. سيتعلم المشاركون تقنيات لتحسين تدفق العمل وتقليل فترات التوقف وزيادة إنتاجية المكتب بشكل عام. سيتم تخصيص اهتمام خاص لتحسين المساحات، تبسيط العمليات المكتبية، وإنشاء أنظمة لإدارة الوثائق بشكل فعّال.
يعد الاتصال من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها المهني الإداري. ستناقش هذه الوحدة كيفية التواصل كتابيًا وشفهيًا داخل المنظمة. سيتعلم المشاركون كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل مناسب، ونقل أفكارهم أثناء الاجتماعات، وخدمة العملاء بشكل فعّال. كما ستتم مناقشة استراتيجيات استخدام الاتصال الفعّال لتيسير التواصل الداخلي بين الفرق والتواصل الخارجي مع العملاء والشركاء.
غالبًا ما يتعامل المساعدون الإداريون مع العديد من المشاريع والمهام ولديهم مواعيد نهائية متعددة. سيتعلم المشاركون في هذه الدورة مهارات إدارة الوقت التي تساعدهم على السيطرة على تحديد الأولويات. سيصبحون على دراية بأدوات ومنهجيات الإنتاجية مثل مصفوفة إيزنهاور وتقنية بومودورو، من بين آخرين، مما يساعد في تنظيم وقت العمل بشكل أفضل. كما ستتضمن استراتيجيات لكيفية التعامل مع الانقطاعات، وضع حدود، وضمان إنجاز المهام الأساسية في الوقت المحدد.
في عصرنا الرقمي الحديث، تلعب التكنولوجيا دورًا مهمًا في وظائف الدعم الإداري. ستساعد هذه الوحدة المشاركين على استخدام التكنولوجيا لتسهيل أداء مهامهم وزيادة كفاءتهم: كيفية إتقان البرامج مثل Microsoft Office Suite وGoogle Workspace؛ أدوات إدارة المشاريع مثل Trello وAsana؛ كيفية أتمتة المهام المتكررة؛ كيفية إدارة الملفات الرقمية؛ ومنصات الاتصال عبر الإنترنت لتسهيل تدفق العمل.
غالبًا ما يكون المحترفون الإداريون على دراية بمعلومات سرية. سيتم التركيز في هذا القسم على كيفية الحفاظ على السرية والاحترافية في جميع المهام الإدارية المقدمة. ستقدم هذه الدورة رؤى للمشاركين حول أفضل الطرق لحماية البيانات السرية والتعامل مع الاتصالات الحساسة. علاوة على ذلك، سيتم التأكيد على أهمية أن يكون الشخص إيجابيًا واحترافيًا عند التفاعل مع العملاء والزملاء والإدارة.
يتطلب الدعم الإداري غالبًا القدرة على التعامل مع التحديات وحل المشكلات. في هذه الوحدة، سيتعلم المشاركون كيفية تحديد المشكلات وتقديم حلول تصب في مصلحة المنظمة. من خلال استخدام دراسات الحالة والتمارين العملية، سيتعلم المشاركون كيفية تطبيق التفكير النقدي في حل بعض التحديات الإدارية الشائعة مثل التعامل مع العملاء الصعبين وتضارب المواعيد.
من السمات المهمة التي يجب أن يتمتع بها أي محترف إداري هو القدرة على التعامل مع العديد من الأمور في وقت واحد. ستتناول هذه الوحدة كيفية إدارة أولويات متعددة دون التضحية بالجودة أو المواعيد النهائية. سيكتسب المتعلمون مهارات التنسيق للمشاريع، وإدارة المهام المتداخلة، وإنجاز المهام في الوقت المحدد.
غالبًا ما يتعين على المساعدين الإداريين العمل مع الآخرين لضمان سير الأمور بسلاسة. في هذا القسم، سيتعلم المشاركون كيفية تطوير مهاراتهم في التعاون والعمل الجماعي. لا يقتصر ذلك على دعم أعضاء الفريق الفرديين، ولكن أيضًا على إدارة المهام الجماعية لضمان إنجاز أهداف الفريق بكفاءة.
العديد من وظائف الدعم الإداري تشمل اتخاذ قرارات بالنيابة عن المشرفين أو الفرق. ستوضح هذه الوحدة الخطوات التي يمكن أن يتخذها المشاركون لاتخاذ قرارات فعّالة، سواء كانت المواقف بسيطة أو أكثر تحديًا. كما تغطي الدورة مبادئ القيادة للمساعدين، مما يتيح للمشاركين أن يتخذوا زمام المبادرة ويصبحوا قادة واثقين في أدوارهم.
غالبًا ما يحتاج المحترفون الإداريون إلى حل النزاعات سواء بين الزملاء داخليًا أو مع العملاء. ستمكن استراتيجيات حل النزاع التي يتعلمها المشاركون في هذه الوحدة المحترفين الإداريين من التعامل مع الخلافات والتحديات التي قد تجعل الأوضاع صعبة. كما تغطي الدورة كيفية خلق القدرة على التكيف مع التغيرات بحيث يظل المحترفون فعّالين في بيئات العمل رغم الظروف المفاجئة.
ستنتهي الدورة بتطوير المهارات المهنية والتقدم في الحياة المهنية. ستتم مناقشة استراتيجيات التقدم المهني في الدعم الإداري، بما في ذلك كيفية بناء شبكة مهنية، وتعزيز مهارات القيادة، ووضع أهداف للتقدم في الحياة المهنية. سيتم التأكيد بشكل خاص على أهمية الحفاظ على عقلية النمو والسعي المستمر لتطوير المهارات والبحث عن فرص جديدة للنمو المهني.
سيغادر خريجو هذه الدورة “التميز في الدعم الإداري” البرنامج مزودين بمهارات شاملة تمكنهم من تقديم مساهمات ذات قيمة عالية على الفور في مواردهم التنظيمية المختلفة. سيكتسب المشاركون الموارد اللازمة، والاستراتيجيات، والثقة اللازمة للتميز في مجالات الدعم الإداري ومواجهة المزيد من التحديات في وظائف الدعم الإداري.
