تنتج الشركات والمنظمات اليوم بيانات أكثر من أي وقت مضى. وبناءً على ذلك، أصبحت إدارة إدخال البيانات والسجلات جزءًا بالغ الأهمية من العمليات اليومية. إن ضمان إدخال هذه المعلومات بشكل دقيق، وتنظيمها، وتخزينها، واسترجاعها يعد أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على الكفاءة التشغيلية والامتثال والنجاح على المدى الطويل. تساعد إدارة البيانات الفعالة الشركات على اتخاذ القرارات، والعمل بسلاسة، وتحقيق أفضل أداء. يمكن تحقيق ذلك فقط من خلال متخصصين مدربين تدريبًا جيدًا يتبعون تقنيات إدخال البيانات وإدارة السجلات وفقًا للمعايير واللوائح المعتمدة في الصناعة المعنية.
يغطي دورة "إدخال البيانات وإدارة السجلات بشكل فعال" أفضل الممارسات لإدخال البيانات وأنظمة إدارة السجلات في لندن بريميير هب. من بين النقاط التي يتم التركيز عليها في الدورة لتحسين معالجة البيانات، تشمل الدقة، والسرعة، والأمان. تقوم الدورة بتدريب المشاركين على التعامل مع المعلومات وإدارتها بشكل فعال. كونها من المواضيع العملية للغاية، تُمنح الدورة للمشاركين العديد من المهارات مثل الحفاظ على السجلات المحدثة بشكل صحيح، وضمان نزاهة السجلات، واستخدام البرامج الحديثة المتعلقة بالعمل الإدخالي، وتطبيق أنظمة الأرشفة الرقمية.
ستزود هذه الدورة "إدخال البيانات وإدارة السجلات بشكل فعال" المهنيين الإداريين وموظفي العمليات بالمعرفة والأدوات اللازمة لضمان معالجة البيانات وإدارتها بشكل مناسب. ستغطي الدورة جوانب فنية واستراتيجية لإدخال البيانات وحفظ السجلات بشكل شامل، لتأهيل المشاركين للمساهمة في نجاح المنظمة من خلال تحسين الدقة والكفاءة وأمان البيانات.
بعد هذه الدورة، سيكون المشاركون قادرين على:
بنهاية هذه الدورة، سيكون المشاركون قادرين على تنفيذ مهام إدخال البيانات وإدارة السجلات بطريقة تضمن أن معلومات المنظمة دقيقة، وقابلة للوصول، وآمنة.
تستهدف دورة "إدخال البيانات وإدارة السجلات بشكل فعال" ممارسين صناعيين مختلفين يشاركون في مهام إدخال البيانات، وحفظ السجلات، أو إدارة الوثائق. سواء كنت مبتدئًا في مجال العمليات أو ترغب في تحديث مهاراتك الحالية، ستكون هذه الدورة مناسبة لتوقعاتك في اكتساب معرفة عملية ومتقدمة تلبي أفضل المعايير في إدارة البيانات.
أي شخص يرغب في تعزيز مهاراته في ممارسات إدخال البيانات وإدارة السجلات في القطاعات الصحية والمالية والتعليمية والحكومية. سيكتسب المشاركون في الدورة فهمًا للتقنيات والأدوات والاستراتيجيات التي تمكنهم من إجراء أنشطة إدخال البيانات وحفظ السجلات بطريقة منظمة وفعالة وآمنة.
يقدم هذا القسم للمشارك الأساسيات المتعلقة بتقنيات إدخال البيانات وأنظمة إدارة السجلات. كما يتم توجيههم إلى كيفية ضمان دقة البيانات وتقليل الأخطاء أثناء تسجيل المعلومات. يتم أيضًا مناقشة أنواع السجلات التي سيتم إدارتها، والتي تتراوح بين الوثائق الورقية والملفات الرقمية، مع توضيح الفروق في كيفية التعامل مع كل نوع. سيتم استعراض أهمية تنظيم قاعدة البيانات وكيفية تسهيل استرجاع المعلومات والاستشهاد بها في المستقبل.
سيتم تدريب المشاركين على أفضل الممارسات لإدخال البيانات باستخدام الأدوات والبرامج الحديثة. يغطي هذا الجزء السرعة والكفاءة في إدخال البيانات، وأهمية التنسيق الثابت، وكيفية الاستفادة من الأتمتة لتقليل إدخال البيانات اليدوي. كما سيتعرف المشاركون على برامج إدخال البيانات القياسية ومنصات إدارة الوثائق التي تعزز الكفاءة وتقلل من الأخطاء البشرية. أيضًا، سيقوم المشاركون بممارسة إدخال النصوص والأرقام والرموز مع التركيز على منع الأخطاء وضمان التحكم في جودة البيانات.
يغطي هذا القسم جانب التحقق من البيانات بشكل كبير. يتم مناقشة طرق التحقق من البيانات في وقت إدخالها، بحيث يتم التعرف على المعلومات الخاطئة وتصحيحها فورًا أثناء إدخالها. يتناول هذا الجزء فحوصات التناسق بين البيانات، والتحقق من الصيغ، وقواعد التحقق لضمان جودة البيانات العالية. من خلال فهم كيفية التحقق من البيانات أثناء إدخالها، سيتمكن المشاركون من تقليل الأخطاء التي قد تؤثر على العمليات اللاحقة.
يمكن تحقيق إدارة السجلات الجيدة فقط عندما يتم تصنيف البيانات بشكل صحيح وأرشفة السجلات بشكل مناسب. يتناول هذا الفصل الطرق التي يمكن من خلالها تجميع البيانات في فئات ذات معنى لضمان سهولة الوصول إليها واسترجاعها. سيتم تدريب المشاركين على كيفية تنفيذ أنظمة الأرشفة سواء كانت ورقية أو رقمية وكيفية تنظيم السجلات لتلبية احتياجات أعمالهم. بشكل محدد، سيتم التركيز على معايير التسمية وتنظيم الملفات وبنية المجلدات.
نظرًا لأن معظم المنظمات تتحول بشكل متزايد إلى حفظ السجلات إلكترونيًا، فإن الحاجة لفهم كيفية إدارة السجلات الرقمية أصبحت أمرًا أساسيًا. في هذه الدورة، سيتعلم المتدرب كيفية إدارة السجلات الرقمية باستخدام أنظمة إدارة السجلات وأنظمة إدارة الوثائق فيما يتعلق بتخزين وتنظيم واسترجاع السجلات لضمان الأمان. يتناول الموضوع كيف يتكامل إدخال البيانات مع أنظمة إدارة الوثائق وكيف تدعم الأدوات المختلفة التعاون والإصدارات والأمان. سيتم أيضًا تدريب المشاركين على حلول تخزين البيانات وأفضل الممارسات للحفاظ على السجلات الرقمية.
يعد أمان البيانات من أبرز القضايا التي تثير القلق في المنظمات التي تتعامل مع معلومات حساسة. ستقدم هذه الدورة استراتيجيات لحماية البيانات من الوصول غير المصرح به وفقدانها. سيتم مناقشة أفضل الممارسات لتأمين السجلات الورقية والرقمية، بما في ذلك حماية كلمات المرور، والتشفير، والتحكم في الوصول. علاوة على ذلك، سيتناول هذا القسم مفهوم السرية في إدارة السجلات من خلال تقديم نصائح حول طرق التعامل المسؤولة مع البيانات الحساسة.
تتطلب إدارة الوقت الفعالة مجموعة من المهارات الممتازة في إدخال البيانات وحفظ السجلات. يتناول هذا الفصل الاستراتيجيات التي يجب على المشاركين تبنيها لتحسين سير العمل، وترتيب الأولويات، وتقليل الوقت المستخدم في المهام المتكررة. سيتم مناقشة المعالجة الجماعية، وأتمتة سير العمل، واختصارات لوحة المفاتيح، ونصائح أخرى لمعالجة البيانات التي تساعد المشاركين على تحسين أدائهم في إدخال البيانات بدقة وبتنظيم.
يجب أن يتم إدخال البيانات وإدارة السجلات في العديد من الصناعات بشكل قانوني وفقًا لقوانين حماية البيانات، والمعايير الصناعية، والسياسات الداخلية. سيتناول هذا القسم الجوانب القانونية لإدارة البيانات، بما في ذلك الامتثال لقوانين حماية البيانات مثل GDPR وقوانين الخصوصية الأخرى. سيتعلم المشاركون كيفية تنفيذ سياسة الاحتفاظ بالسجلات وضمان الامتثال للإطار القانوني والتنظيمي المعمول به.
تتراكم السجلات والبيانات بمرور الوقت وتحتاج إلى أساليب فعالة للاحتفاظ بها وتخزينها. في هذه الدورة، سيتعلم المتدربون ممارسات الأرشفة، وسياسات الاحتفاظ بالسجلات، وكيفية التخلص من السجلات التي فقدت فائدتها. يتم تقديم إجراءات الأرشفة لكلاً من السجلات الورقية والإلكترونية إلى جانب متى يكون من المناسب وكيفية تدمير السجلات غير الضرورية بأمان.
يمكن أن يؤدي فقدان البيانات إلى عواقب كبيرة على مستوى المنظمة. في هذه الدورة، سيتم مناقشة أهمية النسخ الاحتياطي الدوري للسجلات وتوفير إجراءات فعالة للنسخ الاحتياطي واستعادة البيانات. سيستعرض المشاركون خطط استمرارية الأعمال واستعادة البيانات لحماية البيانات واسترجاعها في حالة حدوث فشل في النظام أو حالات الطوارئ.
يعد التعاون الجماعي أمرًا بالغ الأهمية في إدارة البيانات من أجل إدخال البيانات الصحيح وتنظيمها وصيانتها. سيحدد هذا القسم دور التعاون في ممارسات إدخال البيانات وأهمية التواصل الفعال بين الفرق المسؤولة عن الحفاظ على السجلات. سيتعلم المشاركون كيفية التعاون الفعال مع زملائهم عبر الأقسام وكيف يمكن للأدوات المساعدة في تسهيل عمليات إدخال البيانات وحفظ السجلات.
