يعمل مكان العمل الحديث بسرعة ويعتمد على التكنولوجيا الرقمية، حيث يتعين على المساعد الإداري إدارة مجموعة من أدوات تكنولوجيا المكاتب لتعزيز إنتاجية المنظمة. في الوقت الحالي، ومع انتقال الجميع نحو التواصل الرقمي، والأنظمة السحابية، وبرامج إنتاجية المكاتب الأخرى، أصبحت مهارات تكنولوجيا المكاتب من الكفاءات الأساسية لأي متخصص إداري. دورة إتقان تكنولوجيا المكاتب للمساعدين الإداريين التي تقدمها لندن بريميير هب هي دورة مكثفة تهدف إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات والأدوات المطلوبة ليكونوا فعالين في بيئة العمل الحديثة.
يعد المساعد الإداري جزءًا أساسيًا من سير العمل في المكتب، حيث يقوم بإدارة الجداول الزمنية، وتنسيق المشاريع، وتسهيل التواصل الفعّال في جميع أنحاء المنظمة. يمكنهم تحسين سير العمل، وأتمتة المهام المتكررة، وزيادة أدائهم العام من خلال تطبيق أحدث تقنيات المكاتب وأدوات أتمتة سير العمل. تم تصميم هذه الدورة التدريبية الشاملة لتزويد المتخصصين الإداريين اليوم بالمهارات العملية والملائمة للبقاء في صدارة العالم الرقمي المتزايد.
تهدف الدورة إلى إطلاع المساعد الإداري بنهاية التدريب على أدوات الإنتاجية، والحوسبة السحابية، وأنظمة إدارة المستندات، وأفضل الممارسات في إدارة البريد الإلكتروني. ستساعد هذه الدورة المشاركين في اكتساب مهارة أكبر مع البرمجيات والأنظمة الحديثة للمكاتب، مما يزيد من مساهماتهم في الفريق والمنظمات التي يعملون بها.
تم تصميم دورة إتقان تكنولوجيا المكاتب للمساعدين الإداريين خصيصًا لتحويل المتخصصين الإداريين إلى مساعدين واثقين وذوي مهارات تكنولوجية، قادرين على استخدام مجموعة كاملة من أدوات البرمجيات المكتبية. الأهداف الرئيسية لهذه الدورة هي:
التعريف بتقنيات المكاتب الحديثة اللازمة: تجربة عملية للبرامج الأساسية مثل مجموعة Microsoft Office وGoogle Workspace، وأدوات إدارة المهام والمشاريع لدعم تنظيم المشاركين وفعاليتهم في العمل.
الإنتاجية من خلال أتمتة سير العمل: سيتعلم المشاركون كيفية تطبيق أدوات أتمتة سير العمل والحلول الرقمية الأخرى لتحرير أنفسهم من الأنشطة اليدوية الروتينية، مما يجعلهم أكثر إنتاجية ويعزز إدارة الوقت.
تحسين إدارة المستندات والتعاون: ستعرّف الدورة المشاركين على أدوات التعاون في المستندات لإدارة المستندات وتخزينها ومشاركتها بشكل فعّال. سيتعلمون أفضل الممارسات لأدوات التعاون عبر الإنترنت، مما يضمن تعاونًا سلسًا بين الأقسام والفرق.
إتقان إدارة الجدول الزمني والتقويم: سيتعرف المساعدون الإداريون على أدوات وتقنيات جدولة الاجتماعات والمواعيد والفعاليات، مما يساهم في تحسين سير العمل في المكتب.
تحسين قنوات الاتصال: ستركز الدورة على أدوات الاتصال الفعّالة، مثل أدوات مؤتمرات الفيديو، وإدارة البريد الإلكتروني، والدردشة لضمان التواصل الواضح والدقيق بين الفرق والعملاء وأصحاب المصلحة.
بناء الثقة في استخدام البرمجيات المكتبية المتقدمة: سيتعلم المساعدون الإداريون كيفية التنقل وإتقان حلول البرمجيات لإدخال البيانات، وإتقان الجداول الإلكترونية، وإدارة قواعد البيانات التي تمكنهم من إدارة المهام المعقدة بسهولة.
سيزود ذلك المشاركين، عند الانتهاء من الدورة، بفهم شامل لبعض تقنيات المكاتب الأساسية التي ستؤهلهم في النهاية لتولي أدوار استراتيجية وذات قيمة أكبر في منظماتهم.
تم تصميم هذه الدورة للمتخصصين الإداريين الذين يرغبون في تطوير مهاراتهم التكنولوجية لتقديم دعم فعال للفرق والتنفيذيين. تستهدف دورة إتقان تكنولوجيا المكاتب للمساعدين الإداريين المتعلمين من جميع الأنواع، بما في ذلك، ولكن لا تقتصر على:
المساعدون الإداريون: أولئك الذين يعملون في إدارة العمليات اليومية، وتنسيق الجداول، والتعامل مع تكنولوجيا المكاتب، سيتعرفون على كيفية زيادة الإنتاجية، وتبسيط العمليات، واعتماد أفضل الممارسات.
المساعدون التنفيذيون: ستساعد الدورة المساعدين التنفيذيين الذين يدعمون الإدارة العليا في تعلم أدوات البرمجيات المكتبية المتقدمة التي ستعزز قدرتهم على التعامل مع الجداول المعقدة، وإدارة البيانات، وتحسين الاتصال بشكل أكثر كفاءة.
مديرو المكاتب: ستكون الدورة مفيدة لمديري المكاتب الذين يتولون الإشراف على تعاون الفرق، وإدارة المستندات، ودمج التكنولوجيا لتحسين سير العمل في المكتب وتعزيز أداء فرقهم.
المساعدون الشخصيون: أولئك الذين يعملون مع كبار التنفيذيين لتنظيم المهام والجداول يمكنهم تعزيز مهاراتهم من خلال تعلم تكنولوجيا المكاتب الحديثة، وبالتالي تحسين الكفاءة الإدارية.
منسقو المشاريع: سيستفيد الإداريون الذين يشاركون في تنسيق المشاريع من تعلم برامج إدارة المشاريع والتقنيات التي تحسن التعاون بين الفرق، بهدف إتمام المهام في الوقت المحدد.
المتخصصون في الموارد البشرية والتوظيف: ستكون الدورة مهمة لموظفي الموارد البشرية الذين يتعاملون مع الجداول، وعمليات التوظيف، وتنسيق الفرق في دمج حلول تكنولوجية فعّالة في ممارسات العمل.
ممثلوا خدمة العملاء: سيتعلم أولئك المعنيون بالعلاقات مع العملاء والتواصل كيفية إدارة البريد الإلكتروني، وآداب البريد الإلكتروني المهنية، وأنظمة إدارة التواصل التي تساعدهم في خدمة استفسارات العملاء وحل مشاكلهم بشكل أكثر فعالية.
المتخصصون الإداريون الطموحون: يمكن أن تساعد هذه الدورة الأفراد الذين يبدأون حياتهم المهنية كمساعدين إداريين في التميز في سوق العمل الحالي من خلال اكتساب مهارات تكنولوجيا المكاتب.
يغطي هذا القسم أدوات الإنتاجية الضرورية للمساعد الإداري. سيتعلم المشاركون كيفية استخدام الأدوات التالية، من بين أمور أخرى:
مع قبول المزيد من المنظمات لنماذج العمل عن بُعد، يصبح من الضروري إتقان أدوات الحوسبة السحابية. في هذا القسم، يتم التركيز على تعلم التطبيقات السحابية، بما في ذلك:
تتمثل جوهر مهمة المساعد الإداري في التواصل الفعّال والتعاون في المستندات. يشمل هذا:
تعد إدارة الوقت عنصرًا أساسيًا في المهام اليومية التي يؤديها المساعد الإداري. سيغطي هذا القسم:
هذه جانب مهم من دور المساعد الإداري: إدارة وتنظيم البيانات. تشمل المكونات ما يلي:
في عصر أصبحت فيه الأمان السيبراني ذا أهمية كبيرة، يجب أن يفهم المساعد الإداري الحديث أيضًا كيفية تأمين البيانات وحمايتها من الفقدان. لهذا الغرض، ستتم مناقشة المواضيع التالية:
الموضوع الأخير الذي سيتم مناقشته سيكون الأساسيات في إدارة الفرق الافتراضية وتنسيق الاجتماعات، بما في ذلك:
